Jak zorganizować bankiet firmowy?

Choć bankiety w wielu firmach stają się swoistą codziennością, to ich organizacja nadal sprawia trudności. Pojawia się bowiem konieczność wskazania okazji do uroczystego świętowania, co następnie prowadzi do wybrania miejsca i firmy, odpowiedzialnej za organizację bankietu. Na co należy zwracać uwagę, aby przygotować profesjonalny bankiet, który zapadnie w pamięć kontrahentów i kluczowych pracowników?

Nie każdy powód jest dobry
Bankiety w Warszawie organizowane są praktycznie codziennie, przy czym w zależności od firmy różne są powody, dla których firma decyduje się na uroczystą oprawę imprezy. Jednak nie każde wydarzenie w życiu przedsiębiorstwa wymaga organizacji bankietu. Bankiet może być zwieńczeniem kilkudniowego firmowego kongresu czy szkolenia dla kluczowych pracowników, może być również rodzajem uroczystej kolacji z dodatkowymi atrakcjami, jaką organizuje się z myślą o kontrahentach, aby móc się przed nimi pochwalić zdobyciem ważnej nagrody branżowej czy zdobyciem cennego wyróżnienia. Natomiast jeśli zarząd chciałby zorganizować jakąś imprezę dla pracowników, aby w ten sposób docenić ich wkład w sukces firmy, to bankiet nie dla wszystkich będzie rozwiązaniem rekomendowanym.

Wybór profesjonalistów do organizacji
Zanim zdecydujemy się na bankiety w Warszawie, warto przyjrzeć się swoim możliwościom finansowym, aby doprecyzować, dla ilu osób bankiet ma być zorganizowany. Na tym etapie pojawia się również konieczność podjęcia decyzji, czy za organizację bankietu będzie odpowiadać w całości firma zewnętrzna, która wskaże lokal, pomoże w doborze menu czy dodatkowych atrakcji oraz będzie odpowiadać za organizację powitalnej recepcji dla gości, czy może ze względu na koszty lepiej organizację takiej imprezy powierzyć pracownikom działu marketingu. Za pozostawieniem organizacji imprezy po stronie przemawia również możliwość wyboru lokalu. Coraz częściej restauracje oraz centra kongresowe oferują nie tylko same sale, ale również całościowe wsparcie przy organizacji imprez o charakterze biznesowym czy uroczystych kolacji.

Miejsce ma znaczenie
Decydując się na restaurację warto brać pod uwagę jej dostępność w wybranym terminie. W przypadku bardzo popularnych restauracji nawet na kilka miesięcy do przodu mogą być już zrobione rezerwacje. Dotyczy to również wybranych dni w tygodniu – koniec tygodnia jest najbardziej popularnych wśród organizatorów, z kolei większość z nich nie decyduje się na bankiet w poniedziałek czy wtorek. Zatem jeśli zależy nam na pilnej organizacji bankietu, warto brać pod uwagę mniej oczywiste pory niż piątkowe czy sobotnie wieczory. Bez względu na to, czy wybór padnie na restaurację, czy na centrum hotelowo-kongresowe, warto dodatkowo zadbać o miejsca do parkowania. Część zaproszonych gości z pewnością skorzysta z możliwości przyjazdu własnym samochodem, dlatego warto sprawdzić, czy dany obiekt oferuje bezpłatne miejsca do parkowania dla swoich gości. Równie istotny jest dojazd do miejsca, w którym organizowane jest spotkanie. Bankiety w Warszawie mogą być zorganizowane w różnych dzielnicach, jednak mieszkańcy stolicy doskonale wiedzą, że dojazd do niektórych obiektów, nawet po godzinach szczytów, jest mocno utrudniony.

Niebanalna aranżacja oraz menu
Pierwszy kontakt ma się z danym miejscem jedynie raz, dlatego warto zadbać o przygotowanie odpowiedniej oprawy dla gości, którzy przekraczają próg danego miejsca. W praktyce może to oznaczać stworzenie mini recepcji, która będzie witać wszystkich gości w centrum kongresowym, w restauracji mogą za to odpowiadać dwie dedykowane osoby. Takie zadania można powierzyć agencji, zajmującej się wynajmowaniem hostess na imprezy. Dużym atutem jest możliwość dowolnego zaaranżowania wnętrza, w którym taki bankiet będzie zorganizowany. Ważny jest również program imprezy, który powinien być dostosowany do okoliczności oraz do potrzeb zaproszonych. Do prowadzenia bankietu warto zatrudnić profesjonalistów, którzy będą zapowiadać kolejne bloki imprezy czy atrakcje wieczoru. Oprócz części oficjalnej na bankiecie musi się pojawić również część artystyczna, może to być występ zaproszonego zespołu muzycznego, przedstawienie teatralne czy pokaz taneczny. Część rozrywkowa nie powinna być zbyt długa.

Duży nacisk przy organizacji bankietów kładzie się na dobór odpowiedniego menu. Co się kryje za tym hasłem? Przede wszystkim menu powinno być dostosowane do formy bankietu, bowiem inne trunki oraz przekąski podaje się gościom w czasie imprezy, gdy wszyscy goście stoją, inne dania natomiast powinny zagościć na stołach zaproszonych gości w czasie bankietu, zorganizowanego jako impreza przy stołach.